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Phi-Lean.ai – True Lean software automation

Sous-traitant industriel

Les commandes clients saisies sans ressaisie, et « où en est ma commande ? » répondu dans l’heure

Les bons de commande arrivent en PDF, l’administration des ventes les ressaisit dans l’ERP, puis passe une partie de sa journée à répondre aux clients qui demandent où en est leur commande. Deux flux, deux gaspillages, un même remède.

Objectif visé

< 1 h

délai de réponse visé à une demande de statut

Le scénario

Un sous-traitant en usinage de 60 personnes, 150 clients actifs.

Le flux, de bout en bout

Ce cas d’usage, posé sur l’architecture Phi-Core.

  1. Ce qui déclenche

    • MessagerieBon de commande reçu par e-mail
    • MessagerieQuestion d’un client sur sa commande

  2. Les agents au travail

    Phi-Core
    • Lecture de documentsLit factures, commandes, PDF et photos, et en extrait les données utiles.
    • TriClasse, priorise et repère l’urgence, selon vos règles.
    • RédactionRédige réponses, devis et relances, dans votre ton et à votre charte.

  3. Vous validez

    L’assistante commerciale valide d’un clic chaque commande pré-saisie ; les écarts lui sont présentés en clair.

  4. Ce qui en sort

    • Systèmes à jourCommande pré-saisie dans l’ERP
    • Brouillons prêts à envoyerAccusé de réception avec la date confirmée
    • Brouillons prêts à envoyerRéponse au client avec le statut réel de sa commande
    • Alertes intelligentesÉcart de prix, de référence ou de délai signalé

Aujourd’hui

  • Chaque bon de commande est ressaisi ligne à ligne, avec des erreurs de référence.
  • Les écarts de prix ou de délai sont découverts à la facturation.
  • Une bonne part des appels et e-mails entrants sont des demandes de statut.
  • L’assistante cherche l’information dans l’ERP, puis à l’atelier.

Avec Phi-Core

  1. Un client envoie son bon de commande en PDF.
  2. L’agent de lecture en extrait le client, les références, quantités, prix et la date souhaitée.
  3. Phi-Core compare au tarif et au délai standard, et signale tout écart.
  4. La commande est pré-saisie dans l’ERP ; l’assistante la valide d’un clic et l’accusé de réception part avec la date confirmée.
  5. Quand un client écrit « où en est ma commande 4512 ? », l’agent de tri reconnaît la question et le numéro.
  6. Phi-Core lit le statut dans l’ERP et prépare la réponse, que l’assistante valide ou complète.

Ce que nous regardons d’abord

Avant de brancher quoi que ce soit, nous passons du temps avec celles et ceux qui font ce travail. C’est là que se joue l’essentiel : un flux bien compris s’automatise simplement ; un flux mal compris s’automatise mal, quel que soit l’outil.

  • Les formats de commande des principaux clients, et les références qui posent problème.
  • Le délai standard réel par famille de pièces.
  • Où se trouve l’information de statut, et si l’ERP la tient vraiment à jour.

Ce que cela change

  • Plus de ressaisie, et moins d’erreurs de référence.
  • Des écarts traités à la commande, pas à la facture.
  • Des clients informés dans l’heure.
  • Du temps rendu à l’administration des ventes pour suivre les comptes.

Branché sur vos outils

La messagerie de l’administration des ventes, un ERP qui accepte les échanges automatiques (interface API ou import de fichier), le tarif client.

Garde-fous

  • Rien n’entre dans l’ERP sans validation.
  • Si le statut affiché par l’ERP n’est pas fiable, on le corrige d’abord : c’est le diagnostic du flux qui le dit.
Le principe Lean derrière ce casLa méthode : Systems ThinkingC’est le système qui fait la performanceLire sur phi-lean.com

Votre flux ressemble à celui-ci ?

Décrivez-le en quelques lignes : nous vous dirons par où nous commencerions, et ce que nous regarderions en premier.

Parler de mon flux

Scénario type, construit pour illustrer Phi-Core ; ce n’est pas une référence client. Les objectifs indiqués sont des cibles de conception : les vôtres se fixent pendant le diagnostic, à partir de votre flux réel.

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Quel flux mériterait d’être automatisé chez vous ?

Trente minutes suffisent souvent pour repérer le flux qui rapportera le plus, et ce qu’il faut remettre d’aplomb avant d’y brancher la moindre IA. L’échange est sans engagement.

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