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Phi-Lean.ai – True Lean software automation

Cabinet d’expertise comptable

Les pièces arrivent, se rangent seules, et les relances partent au bon moment

Chaque mois, les collaborateurs passent des heures à trier des pièces envoyées en vrac, puis à relancer les clients pour celles qui manquent. Phi-Core lit, range, tient la liste à jour et prépare les relances.

Objectif visé

Le 5

relances prêtes, dossier par dossier

Le scénario

Un cabinet de douze personnes, 300 dossiers de TPE, de commerçants et d’artisans.

Le flux, de bout en bout

Ce cas d’usage, posé sur l’architecture Phi-Core.

  1. Ce qui déclenche

    • Fichiers déposésPièce envoyée à l’adresse du dossier ou déposée dans son dossier partagé
    • Planning et veilleLe 5 de chaque mois : point des pièces manquantes

  2. Les agents au travail

    Phi-Core
    • Lecture de documentsLit factures, commandes, PDF et photos, et en extrait les données utiles.
    • RédactionRédige réponses, devis et relances, dans votre ton et à votre charte.

  3. Vous validez

    Le collaborateur valide la série de relances avant envoi ; les pièces illisibles ou ambiguës lui sont signalées.

  4. Ce qui en sort

    • Systèmes à jourPièce renommée, rangée dans le bon dossier, inscrite au suivi
    • Brouillons prêts à envoyerRelance personnalisée qui liste les pièces manquantes
    • Alertes intelligentesPièce illisible ou hors période signalée

Aujourd’hui

  • Les clients envoient leurs pièces par e-mail, en photo, par courrier ou sur clé USB.
  • Le collaborateur renomme, classe et note à la main ce qui est arrivé.
  • Les relances partent tard, toutes identiques, et agacent.
  • La clôture se joue dans l’urgence, faute de pièces.

Avec Phi-Core

  1. Le client envoie la photo d’une facture à l’adresse dédiée de son dossier.
  2. L’agent de lecture identifie le type de pièce, la date, le montant et le fournisseur.
  3. La pièce est renommée selon la règle du cabinet, rangée dans le dossier du client et inscrite au tableau de suivi.
  4. Le 5 du mois, Phi-Core compare ce qui est arrivé à ce qui est attendu, dossier par dossier.
  5. L’agent de rédaction prépare pour chaque client une relance qui liste précisément ce qui manque.
  6. Le collaborateur valide la série de relances d’un clic.

Ce que nous regardons d’abord

Avant de brancher quoi que ce soit, nous passons du temps avec celles et ceux qui font ce travail. C’est là que se joue l’essentiel : un flux bien compris s’automatise simplement ; un flux mal compris s’automatise mal, quel que soit l’outil.

  • La liste des pièces attendues par type de dossier : artisan, commerçant, profession libérale, SCI.
  • Une règle de nommage et de classement commune à tout le cabinet.
  • Le bon rythme de relance : quand, combien de fois, par qui.

Ce que cela change

  • Plus de tri manuel des pièces.
  • Des relances précises, comprises du premier coup.
  • Un tableau de suivi à jour pour chaque dossier.
  • Des clôtures moins tendues.

Branché sur vos outils

La messagerie du cabinet, un stockage partagé (Drive, OneDrive ou SharePoint), un tableur de suivi ; le logiciel de production comptable reprend ensuite les pièces rangées.

Garde-fous

  • Les pièces restent dans l’espace de stockage du cabinet.
  • Aucune écriture comptable n’est passée sans le collaborateur.
Le principe Lean derrière ce casLa méthode : Systems ThinkingC’est le système qui fait la performanceLire sur phi-lean.com

Votre flux ressemble à celui-ci ?

Décrivez-le en quelques lignes : nous vous dirons par où nous commencerions, et ce que nous regarderions en premier.

Parler de mon flux

Scénario type, construit pour illustrer Phi-Core ; ce n’est pas une référence client. Les objectifs indiqués sont des cibles de conception : les vôtres se fixent pendant le diagnostic, à partir de votre flux réel.

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Quel flux mériterait d’être automatisé chez vous ?

Trente minutes suffisent souvent pour repérer le flux qui rapportera le plus, et ce qu’il faut remettre d’aplomb avant d’y brancher la moindre IA. L’échange est sans engagement.

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