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Phi-Lean.ai – True Lean software automation

Bureau d’études du bâtiment

Les appels d’offres publics repérés chaque matin, et la décision d’y aller ou non prise en dix minutes

Les marchés publics font une part importante du chiffre d’affaires, mais la veille se fait en fin de journée, et des dossiers sont découverts trop tard. Phi-Core lit les avis chaque matin, écarte ce qui ne vous concerne pas et prépare une fiche de décision pour le reste.

Objectif visé

10 min

pour décider de répondre ou non

Le scénario

Un bureau d’études fluides de 25 personnes, qui répond aux marchés des collectivités dans trois départements.

Le flux, de bout en bout

Ce cas d’usage, posé sur l’architecture Phi-Core.

  1. Ce qui déclenche

    • Planning et veilleChaque matin à 7 h : les nouveaux avis de marchés publics

  2. Les agents au travail

    Phi-Core
    • Compréhension d’entrepriseRassemble ce que l’on sait d’une organisation : son activité, ses données publiques, son historique avec vous.
    • SynthèseCondense en une page ce qui compte pour décider.
    • RédactionRédige réponses, devis et relances, dans votre ton et à votre charte.

  3. Vous validez

    Le gérant décide d’y aller ou non ; rien n’est déposé sans lui.

  4. Ce qui en sort

    • Fiches et synthèsesFiche de décision d’une page par avis pertinent
    • Tâches et validationsDossier de réponse ouvert, avec la liste des pièces et les échéances
    • Brouillons prêts à envoyerTrame de mémoire technique tirée de vos réponses passées

Aujourd’hui

  • La veille se fait à la main, sur plusieurs plateformes, quand il reste du temps.
  • Des avis pertinents sont découverts à une semaine de la date limite.
  • La décision de répondre se prend sans critères écrits.
  • Chaque mémoire technique repart de zéro.

Avec Phi-Core

  1. Chaque matin, Phi-Core lit les nouveaux avis publiés au BOAMP et, pour les marchés européens, au JOUE, selon vos codes métiers et vos départements.
  2. L’agent de compréhension lit l’avis et l’acheteur : objet, montant estimé, critères, délais, références demandées.
  3. Il note l’avis selon vos critères et écarte le reste.
  4. Pour chaque avis retenu, l’agent de synthèse rédige une fiche d’une page : intérêt, risques, pièces, date limite.
  5. Le gérant décide en dix minutes ; s’il y va, le dossier s’ouvre avec la liste des pièces et une trame de mémoire tirée de vos réponses passées.

Ce que nous regardons d’abord

Avant de brancher quoi que ce soit, nous passons du temps avec celles et ceux qui font ce travail. C’est là que se joue l’essentiel : un flux bien compris s’automatise simplement ; un flux mal compris s’automatise mal, quel que soit l’outil.

  • Vos vrais critères pour y aller : métiers, montants, zones, références exigées, charge du moment.
  • Vos réponses gagnées et perdues, pour savoir ce qui marche.
  • Les pièces administratives à tenir à jour en permanence.

Ce que cela change

  • Plus aucun avis pertinent découvert trop tard.
  • Des décisions de réponse prises sur des critères.
  • Des mémoires techniques qui capitalisent sur les précédents.
  • Plus de temps pour les dossiers que vous pouvez gagner.

Branché sur vos outils

Les données ouvertes des marchés publics, le stockage partagé de vos anciennes réponses, la messagerie, l’outil de tâches.

Garde-fous

  • Le dépôt d’une offre reste une décision et un acte humains.
  • Les engagements techniques et financiers sont écrits par vous ; Phi-Core prépare la trame.
Le principe Lean derrière ce casLe résultat : Profitables aujourd’hui et demainGagner de l’argent, maintenant et à l’avenirLire sur phi-lean.com

Votre flux ressemble à celui-ci ?

Décrivez-le en quelques lignes : nous vous dirons par où nous commencerions, et ce que nous regarderions en premier.

Parler de mon flux

Scénario type, construit pour illustrer Phi-Core ; ce n’est pas une référence client. Les objectifs indiqués sont des cibles de conception : les vôtres se fixent pendant le diagnostic, à partir de votre flux réel.

D’autres cas d’usage

Tous les cas d’usage

Quel flux mériterait d’être automatisé chez vous ?

Trente minutes suffisent souvent pour repérer le flux qui rapportera le plus, et ce qu’il faut remettre d’aplomb avant d’y brancher la moindre IA. L’échange est sans engagement.

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